Yaşamsal ve Kişisel Gelişim

Zaman Yönetiminde 30 Acil İmdat Planı

large (33)Zaman Yönetiminde 30 Acil İmdat Planı

Tamam tamam, çok meşgulsünüz. Her şeyi son dakikaya bırakmanızın nedeni de bu zaten, değil mi? Toplantılara en az 15 dakika geç kalmanızın sebebi de! Detayları göz ardı etmeniz, aynı anda iki işi birden yapmaya çalışmanız ve e-mail kutunuzda cevaplanmamış 500 mailin olması da hep aynı sebepten ötürü… Biz size hak verdik; şimdi de siz bize kulak verin. İşte zamanı yönetmenin ve bereketlendirmenin altın kuralları:

1- Her gün “yapılacaklar” listesi hazırlayın. Bilgisayarınıza ya da bir kağıda… En önemli ve öncelikli işleri ilk sıraya koyarak, önemliden daha az önemliye doğru sıralayın.

2- Günün sonunda listenizi kontrol ederek o gün yaptığınız işleri listeden çıkarın. Ertesi gün için önem sırasına göre yeni bir liste oluşturun.

3- Önceliklerinizi oluştururken kendinize karşı acımasız davranın. Önemli olan ama yapmak istemediğiniz işleri alt sıralara koymak gibi bir lüksünüz yok. En önemli neyse, “number 1” odur.

4- Önemli olan ve acil olan arasındaki farkı ayırt edin. Önemli olan her zaman acil olmayabilir. Acil olan da illa ki önemli olmak zorunda değildir.

5- Yapılacaklar listeniz hep yanınızda olsun.

6- Şayet o gün listenizdeki her iş hemen hemen eşit öneme sahipse, sizin için yapılması en güç, en sıkıcı ve zevksiz olanından başlayın.

7- O günkü işlerinizden 5 dakikadan az sürede

tamamlanabilecek olan varsa, onu hemen yaparak aradan ve kafanızdan çıkarın.

8- Kendinize gün içinde belirli zaman aralıkları belirleyerek e-maillerinize bu süreçler içinde bakın. Acil cevaplanması gereken mailleriniz varsa kendinize 5 dakika verin ve bu süre içinde cevaplayın.

9- Listenizin ilk sıralarında yer alan işleri tamamlamak için tam konsantrasyon sağlayabileceğiniz, rahatsız edilmeyeceğiniz sessiz bir yer seçin.

10- E-maillerinizi, mesajlarınızı kontrol etmeden önce bir saatinizi günün en önemli işine ayırın.

11- Haftada bir, zamanınızı nerede ve nasıl harcadığınızı anlayabilmek için bir envanter oluşturun. Neler için çok fazla vakit harcıyorsunuz, sizi en çok oyalayan ne, bunu belirleyin.

12- Zaman öldüren aktivitelerinizi minimuma indirin; mesela gün içinde telefon görüşmeleri çok fazla vaktinizi alıyorsa, belirli zaman aralıklarında telefonunuzu kapalı tutun.

13- Önemli ve uzun süreli işleri parçalara bölün. Bu parçaları da önem sırasına göre dizin. Belirli bir zamanda belirli bir parça üzerinde çalışın, bitince sıradakine geçin.

14- Büyük ve kompleks işler için esneklik payı verin kendinize. Bazen karmaşık işlerin tamamlanması tahmininizden daha uzun sürer.

15- Rutin tekrarlar içeren işler için, her bir tekrarın ne kadar zaman aldığını ölçün ve bunları daha hızlı ve seri bir şekilde yapın.

16- Bir adım daha ileri giderek rutin işler için belirli zaman limitleri koyun. Bir işe ne kadar fazla zaman ayırırsanız, o iş o uzun zamana yayılır, daha önce bitmez.

large (79)

17- Büyük ya da küçük, önemli ya da daha az önemli, her işinizin tamamlanma süreci için etkili bir sistem kurun ve bu sistemin dışına çıkmayın.

18- Zamanınıza kıymet verin. Çalışma mekanınızı sık sık ziyaret eden kişiler size ve günlük çalışma programınıza saygı duymuyorlar demektir. Sınırlarınızı belirleyin ve çevrenizdekilerin de bu sınırlara uymasını sağlayın.

19- Hayır demeyi bilin. Herkesin yapmanızı istediği her şeyi yapmak zaman yönetiminde çuvallamanın işaretidir.

20- Yaptığınız programda kendi kendinize çok fazla yüklenmeyin, ertesi günün işlerini yapmanızı engelleyecek denli yorulmayın.

21- İş yerinde delege edilmesi gereken işleri kendinizi yapmayın, delege etmeyi öğrenin.

22- Okunması, değerlendirilmesi gereken metinleri, mail ve mesajları bir kerede okuyup değerlendirin; şöyle bir üstünden geçeyim, sonra etraflıca ilgilenirim demeyin. İş tek seferde tamamlansın.

23- Zamanında tamamladığınız işler için kendinizi ödüllendirin.

24- Çalışma mekanınız ve masanız düzenli olsun; eşyalarınızı, araç-gereçlerinizi aramak için vakit kaybetmeyin.

25- En aktif ve enerjik olduğunuz eşref saatinizde en önemli işlerinizi halledecek şekilde yapın programınızı.

26- Birbiriyle ilgili işleri gruplandırın. Bunları arka arkaya tamamlayın. Böylece zamandan ve emekten tasarruf edersiniz.

27- Ara zamanları değerlendirin. Mesela toplantının, dersin başlamasını ya da otobüsün gelmesini beklerken programınızı gözden geçirin, güncelleyin. Maillerinizi kontrol edin.

28- Projelerinizi zamanında önce bitirmekten korkmayın. Daha iyisini yapmak için zamanımı sonuna kadar kullanmalıyım diye düşünerek son ana kadar o çalışmayla oyalanmayın. Vaktinden önce bitirilip teslim edilmiş işler zihninizi rahatlatır, sizi başka işlere kanalize eder.

29- Programınızdaki her bir işe ortalama bir tamamlama süresi tayin edin. Mesela evin temizliği 2 saati aşmamalı şeklinde bir sınır koyun, elinizi çabuk tutun ve bu zaman limitini aşmayın.

30- Her gece o gün tamamladığınız işlerle ve performansınızla ilgili bir durum değerlendirmesi yapın. Nelerde daha yavaştınız, günün hangi saati performansınız doruktaydı, hangi işi daha kısa zamanda yapabilirdiniz? Bunları belirleyerek bir sonraki gün için kendinizi programlayın.

Karen Burns

Yorumunu bizimle paylaş çünkü düşüncen bizim için önemli :)

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s